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German · Professional · B1 to C1

Business German: Sie, Mit freundlichen Grüßen, and the Termin

Same request, three levels · pick one
KönntencouldSieyoumirmedasthatschicken?send
KÖN-ten zee meer das SHI-ken · “Could you send me that?”Why: Könnten (Konjunktiv II of können) is the everyday polite form. The infinitive goes to the end.

Short answer: at work, Germans use Sie (the formal “you”, always with a capital S) with clients and often with colleagues for years. Switching to du is offered, usually by the older or more senior person. Emails open with Sehr geehrte Frau … / Sehr geehrter Herr … and close with Mit freundlichen Grüßen. An appointment or meeting slot is der Termin, and punctuality matters: arriving five minutes early is on time. Many start-ups use du from day one.

A formal email, part by part

Sehr geehrte Frau Weber,

BetreffAnredeEinleitungBitteSchlussGrußformel
After the comma in the greeting, the next line starts lower case: Sehr geehrte Frau Weber, / vielen Dank für …
Betreff · subject
Betreff:subjectAngebotofferNr. 2045No. 2045
be-TREF: AN-ge-boht NUM-er TSVAI-tau-zent-FÜNF-unt-FEER-tsikh · “Subject: Quote no. 2045”Why: Many emails leave out Betreff: and just give the subject.
Anrede · greeting
Sehr geehrtevery honouredFrau Weber,Mrs Weber
zair ge-AIR-te frau VAY-ber · “Dear Ms Weber,”Why: geehrte for a woman, geehrter for a man. Frau is used for every woman.
Einleitung · opening
vielen Dankmany thanksfürforIhre E-Mail.your email
FEE-len DANK für EE-re EE-mail · “Thank you for your email.”Why: Lower case after the greeting comma. Ihre (your, formal) has a capital I.
Bitte · request
KönntencouldSieyoumirmebis Freitagby Fridayantworten?answer
KÖN-ten zee meer bis FRAI-taak ANT-vor-ten · “Could you reply by Friday?”Why: bis + day = by. antworten takes the dative: mir.
Schluss · closing line
Für Rückfragenfor queriesstehestandichIgerngladlyzur Verfügung.at-the disposal
für RÜK-fraa-gen SHTAY-e ikh GERN tsur fer-FÜ-gung · “I’m happy to answer any questions.”Why: A fixed phrase. Verb second: stehe comes before ich.
Grußformel · sign-off
Mit freundlichenwith friendlyGrüßengreetings
mit FROYNT-li-khen GRÜ-sen · “Kind regards”Why: No comma after Grüßen. Less formal: Viele Grüße or Beste Grüße.
Arranging a meeting

Einen Termin vereinbaren

Vorschlagen
PasstsuitsIhnenyouDienstagTuesdayum 10 Uhr?at 10 o’clock
PAST EE-nen DEENS-taak um TSAYN OOR · “Does Tuesday at 10 suit you?”Why: passen + dative = to suit: Passt Ihnen…?
Zusagen
Dasthatpasstsuitsmirmegut.well
das PAST meer GOOT · “That works well for me.”Why: Same verb for agreeing.
Absagen
LeiderunfortunatelymussmustichIden Terminthe appointmentabsagen.cancel
LAI-der MUS ikh dayn ter-MEEN AP-zaa-gen · “Unfortunately I have to cancel the appointment.”Why: absagen is separable; with a modal verb it stays whole at the end.
Verschieben
Könnencanwirweden Terminthe meetingverschieben?postpone
KÖ-nen veer dayn ter-MEEN fer-SHEE-ben · “Can we move the meeting?”Why: verschieben = to postpone, to move. Not separable.
Pünktlich
IchIbinampünktlichpunctualda.there
ikh BIN PÜNKT-likh DAA · “I’ll be there on time.”Why: Being late without warning is rude. Call ahead: Ich verspäte mich um zehn Minuten.
Feierabend
SchönenniceFeierabend!celebration-evening
SHÖ-nen FAI-er-aa-bent · “Have a nice evening!”Why: der Feierabend is the time after work. Said to colleagues when leaving.
Core business words

Die Rechnung, das Angebot, die Frist

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